OptiLync ／ 会員管理システム
インドアゴルフスタジオ・ジム・ピラティススタジオ・レンタルスタジオ・個室サウナなど、月会費（月謝）制の店舗のための会員管理システムです。入会・毎月の自動課金・プラン変更・休会・退会と、入室できるかどうか（鍵の解錠権限）までを1つの会員台帳で動かします。24時間無人のインドアゴルフスタジオを自ら運営する会社が、自店で毎日使っているものを、1店舗からそのまま提供しています。
会員管理システムとは、会員の情報（氏名・連絡先・プラン・支払い状況・利用履歴）を1か所に持ち、入会から退会までの手続きと毎月の会費の請求を自動で進めるシステムです。一般には「会員情報の一元管理」と説明されますが、会員制の店舗で実際に重いのは、毎月お金が動くことと、入れる・入れないという権利が動くことの2つです。この2つが自動で正しく動かないと、人手が戻ってきます。
会員の一生を5つの場面に分けると、必要な機能がはっきりします。スタッフを置かない店舗では、このすべてが人を介さずに完結している必要があります。
| 場面 | 会員側で起きること | システムがやること |
|---|---|---|
| 入会 | プランを選び、カードを登録する | 本人確認、初回課金、日割りの計算、鍵の解錠権限の付与 |
| 毎月 | 月会費が引き落とされる | 指定日の自動課金、失敗したときの再試行、未払いの把握、請求履歴の表示 |
| 利用 | 予約して、入室する | プランごとの上限判定（1日の回数・時間帯・連続枠）、解錠権限の確認 |
| 変更 | プラン変更・休会・カードの入れ替え | 次回課金額の調整、権限の切り替え、休会中の扱い |
| 退会 | 解約を申し出る | 課金の停止、鍵の権限の失効、締日との関係の精算 |
この5つのうち1つでも手作業が残ると、そこに人が張り付きます。とくに「決済が落ちたとき」と「退会したとき」は、放置すると売上の取りこぼしと、退会者が入室できてしまう事故につながります。
| 機能 | 内容 |
|---|---|
| 会員台帳 | 氏名・連絡先・プラン・支払い状況・予約と入退室の履歴を1画面で。取得する項目（フリガナ・生年月日・住所・目的など）は店舗が選べます |
| 入会（会員が自分で完結） | プラン選択 → 情報入力 → 利用開始日 → メールの確認コードで本人確認 → カード登録 → 初月の日割決済。以降のログインは LINE で。詳しくは入会・プラン・休会退会の機能 |
| プランと料金 | 月額・都度払い・回数券。曜日・時間帯（日またぎ可）・1日の上限・連続枠・同伴・延長をプランごとに設定。料金改定しても既存会員は契約時の価格のまま据え置きできます |
| 月会費（月謝）の自動課金 | 指定日の一括課金か、入会日基準か。失敗したときは自動で再試行し、会員へ通知。未決済は管理画面の「要対応」に一覧。決済の機能 |
| 休会・プラン変更・退会 | 「締め日」のルールで予定日を自動計算。休会中は課金を止め、解錠権限も止まります。会員が自分で申請できます |
| 回数券・法人契約 | 残回数と有効期限を管理し、月会費との併用に対応。法人は複数名をまとめて契約 |
| 予約・入退室との連動 | 同じ会員台帳を予約管理と入退室管理が見て動くため、在籍・休会・退会がそのまま予約の可否と鍵の解錠権限に反映されます |
| 見る数字 | 会員数の増減、プラン別の構成、曜日×時間帯の稼働率、未決済の件数（下の節） |
| 多店舗 | 店舗をまたいだ会員・プラン・売上の管理。多店舗管理の機能 |
いまのプラン（時間帯・回数・締め日・休会のルール）をそのまま作れるかは、相談のときにその場で確かめます。
顧客管理ツールや汎用の予約サービスでも名簿は持てます。違いが出るのは、継続課金と権利の2点です。
| 汎用の顧客管理・予約ツール | 会員管理システム | |
|---|---|---|
| お金の動き | 予約ごとの都度決済が中心 | 毎月の自動課金が中心。失敗・再試行・未払いの把握まで含む |
| 権利の管理 | 予約が取れるかどうか | プランごとに「何を、何回、いつ使えるか」を判定する |
| 鍵との関係 | 連動しない | 会員の状態（在籍・休会・退会）が解錠権限に直結する |
| 退会時 | データを消す／残す | 課金停止・権限失効・精算が連動して起きる必要がある |
| 見る数字 | 予約件数・売上 | 会員数の増減、継続率、プラン別の構成、稼働率 |
「予約は取れるが、月会費の管理は別のツール」という分け方が最も手間を生みます。会員の状態と、課金と、鍵が別々の場所にあると、3か所を人が突き合わせることになるためです。OptiLync では、予約管理システムと入退室管理システムが、同じ会員台帳を見て動きます。3つが1つになった管理画面は、サービス資料（PDF）でご覧いただけます。
機能一覧の丸の数ではなく、運用で困る場面から見ていくのが確実です。
| 確認すること | なぜ大事か | OptiLync の場合 |
|---|---|---|
| 今のプランをそのまま作れるか | 利用時間帯・1日の回数・同伴・延長の条件が再現できないと、料金改定か手作業が必要になります | プランごとに曜日・時間帯（日またぎ可）・1日の上限・連続枠・同伴・延長を設定 |
| 月会費の課金日を選べるか | 入会日基準か月初一括かで、日割りと資金繰りが変わります | 指定日の一括課金と、入会日基準のどちらにも対応 |
| 決済が落ちたとき、誰がどう気づくか | 気づかないまま利用され続けると、未収が積み上がります | 自動で再試行し、会員へ通知。管理画面の「要対応」に出ます |
| 休会・プラン変更の扱い | 休会中の課金と権限をどうするかは、運用で必ず出てきます | 休会中は課金停止・解錠権限を停止。復帰時に元のプランへ戻ります |
| 退会と鍵が連動するか | 退会した会員が入室できてしまうのは、システムの事故です | 会員の状態が解錠権限に直結。退会と同時に失効します |
| 回数券・チケットを持てるか | 月会費と併用する店舗では、残高と有効期限の持ち方で手間が変わります | 残回数と有効期限を管理し、月会費との併用に対応 |
| 会員数・予約数の上限と超過課金 | 月額が安くても、会員が増えた時点で費用が跳ねる設計があります | 会員数・予約数は無制限。オプション課金はありません |
| 多店舗で使えるか | 2店舗目を出すときに乗り換えるのは、会員データの移行コストが大きい作業です | 店舗をまたいだ会員・プラン・売上の管理に対応 |
会員管理システムの月額は、「店舗ごとの固定額」「決済額に対する手数料だけ」「予約件数などの段階制」の3つの形に分かれます。どれが安いかは、会員数と月会費の単価で変わります。各社の公式サイトに載っている金額を、形ごとに1例ずつ並べます（2026年10月14日に各社の公式ページで確認。税の表記は各社の記載どおり。最新の条件は各社のページでご確認ください）。
| 料金の形 | 公式サイトの例 | 初期費用・月額 | 会員数・予約数の扱い | 決済手数料 |
|---|---|---|---|---|
| 店舗ごとの固定額＋機能ごとのオプション | hacomono | 初期 150,000円／月額 35,000円（1店舗あたり）。カード決済・口座振替・入退館連携などは月額のオプション（例：カード決済 5,000円／店舗） | 店舗単位 | 口座振替は代金収納会社の見積り（公式ページの記載） |
| 決済額に対する手数料だけ | 会費ペイ | 初期 0円／月額 0円 | 記載なし | 2.5%〜＋1件 150円（2026年12月1日改定。それまでは 100円）。口座登録時に 500円 |
| 予約件数の段階制 | STORES 予約 | 初期 無料／月額 0円（フリー）〜66,000円（エンタープライズ、年間契約・税込）。月謝・サブスク機能はスモール（9,790円）以上 | 月間予約 50件（フリー）〜5,000件で段階 | 3.3%〜（有料プラン・条件あり） |
| 店舗ごとの固定額・オプションなし | OptiLync（当社） | 初期 新規開業 60,000円／乗り換え 120,000円。月額 22,000円（税込・1店舗） | 会員数・予約数とも無制限。超過課金なし | 3.5%（決済代行の手数料込み） |
手数料だけの形は、会員が少ないうちは安く、月会費の総額が増えるほど負担が増えます。固定額の形はその逆です。たとえば月会費の総額が 100万円の店舗なら、3.5% は 35,000円、2.5%＋150円×40名は 31,000円で、ここに月額を足して比べることになります。鍵の費用まで含めた比べ方は予約システム10社の比較、決済手数料の見方は決済手数料の比べ方にまとめています。
OptiLync は、東京・東神田の直営インドアゴルフスタジオ「TERVEX GOLF」で毎日使われているシステムです。開業4か月で黒字化し、5か月目に営業利益率45%を超えた店舗が、実際に運用しているものをそのまま提供しています。
税込（税抜 20,000円）・1店舗あたり。会員数・予約数は無制限、機能ごとの追加料金なし
新規開業 60,000円／乗り換え 120,000円（初回のみ）
会員のカード決済額に対して。決済代行の手数料を含む一律料率で、売上から自動控除
会員数・予約数による追加課金はありません。料金の内訳は料金ページに全額を掲載しています。
会員制ビジネスの売上は、入会と退会の差し引きで決まります。月に5名入って5名抜ければ、広告費だけが出ていく計算です。名簿を持つだけのシステムでは、この差し引きが見えません。会員管理システムを選ぶときは、入力する機能だけでなく、出てくる数字まで見てください。
| 見る数字 | 何が分かるか | 手を打つ場所 |
|---|---|---|
| 会員数の増減（純増） | 入会と退会の差し引き。ここがマイナスなら、集客を増やしても埋まりません | 退会理由の把握と、設備・予約の取りやすさ |
| プラン別の構成 | どの価格帯に人が集まっているか。値上げ・プラン統廃合の判断材料 | 料金設計 |
| 曜日×時間帯の稼働率 | 空いている枠がどこか。同じ会員数でも、混雑が偏ると退会が出ます | 時間帯別の料金、キャンペーンの投下先 |
| 入会からの経過月数別の残存 | いつ辞める人が多いか。多くの施設で最初の3か月に集中します | 入会直後のフォロー |
| 未決済・要対応の件数 | 取りこぼしている売上。無人運営では最も見落としやすい項目です | 再決済と督促の自動化 |
当社の直営スタジオは、半径1km以内に競合が8店舗ある立地です。それでも成り立っているのは、会員が辞める理由（予約が取りにくい、機器が止まる、入室できない）を数字で拾って、その都度つぶしているからです。直営店での使い方はこちら。
乗り換えの場合で、おおむね2〜3週間です。新規開業の場合は3の会員データの移行がありません。設定・移行・動作確認はすべて当社が行います。
いまのプラン・会費・締め日・鍵の種類を伺い、OptiLync でそのまま再現できるかをその場で確かめます。乗り換えの場合は、今のシステムから会員データをCSVで出せるかも確認します。
曜日・時間帯・1日の上限・締め日・休会のルールを設定します。鍵を連携する場合は機種の選定と工事の見積りを並行して進めます。
会員・プラン・予約履歴を取り込み、件数と金額を突き合わせます。カード情報は他社から移せないため、会員にはLINE連携とカード再登録の案内をお渡しします。切替日は二重課金を避けるため、旧システムの課金日の直後にします。
入会・課金・予約・解錠を実際に通して確認してから切り替えます。初期設定費は新規開業 60,000円／乗り換え 120,000円（初回のみ）で、この工程まで含みます。つまずきやすい箇所は乗り換え手順のガイドに公開しています。
会員制の店舗では、分けないほうが手間が少なくなります。会員の状態（在籍・休会・退会）は、予約が取れるかどうかと、鍵が開くかどうかの両方を決めるためです。別々のツールに分かれていると、この3か所を人が突き合わせることになります。OptiLync は予約・入退室・決済・会員管理を1つにまとめています。
OptiLync は会員数・予約数ともに無制限で、追加課金はありません。他社を比べるときは、月額そのものより「会員数・予約数の上限と、超えたときの課金」を先に確認されることをおすすめします。月額が安くても、会員が増えた時点で費用が跳ねる設計があるためです。
自動で再試行し、会員ご本人に通知が届きます。管理画面の「要対応」に一覧で出るため、誰が未決済かがひと目で分かります。無人運営で最も取りこぼしが出やすいのがここですので、仕組みとして拾うようにしています。詳しくは月会費の自動課金のしくみをご覧ください。
使えます。OptiLync では月謝を「月会費のプラン」として設定し、毎月の指定日に登録済みのカードへ自動課金します。未納は自動で再試行し、管理画面の「要対応」に一覧で出るため、月末に誰が未納かを突き合わせる作業がなくなります。レッスンの枠を予約制にする場合はレッスン・スクールの機能をご覧ください。支払いはカード決済を前提としており、銀行口座振替には対応していません。法人契約など請求書での支払いが必要な場合は個別にご相談ください。
できます。会員・プラン・予約履歴を取り込み、会員にはLINE連携とカード再登録の案内をお渡しします。カード情報だけは他社から移すことができないため、会員ご本人の再登録が必要です。移行でつまずきやすい箇所は予約システムの乗り換え手順にまとめています。
使えます。インドアゴルフのほか、無人ジム・パーソナルジム、ピラティス・ヨガスタジオ、レンタルスタジオ、個室サウナでお使いいただけます。業態によって必要な機能が変わりますので、ジムの会員管理システム、ピラティス・ヨガスタジオ向け、インドアゴルフ・ゴルフスクールの予約システムの各ページをご覧ください。