予約システムの乗り換え手順｜会員データの移行でつまずく5か所

予約システムの乗り換えは、機能を比べる段階より、実際にデータを移す段階のほうが大変です。当社が移行を代行するときに毎回確認している箇所を、そのまま公開します。契約前に今のシステムの提供元へ確認しておくと、後から止まりません。

先に結論

乗り換えでつまずくのは、機能ではなくデータの出力と課金日
契約前に「会員データをCSVで出せるか」を必ず確認する
切替は月初ではなく、課金日の直後に行うと二重課金を避けやすい
回数券・チケットの残高は、金額ではなく残回数と有効期限で引き継ぐ
OptiLync の乗り換え時の初期設定費は 120,000円（税込・1回のみ）。設定と移行、動作確認まで当社が行います。移行後の会員台帳・課金・休会退会の動きは会員管理システムのページに

同時にやろうとすると必ず事故が起きます。次の順番で進めてください。

※ 2と4を飛ばすと、切替当日に「入れない」「予約が消えた」が同時に起きます。ここは短縮しないでください。

管理画面にCSV出力が無く、提供元に依頼する形のサービスがあります。依頼から受領まで数週間かかることも、有償のこともあります。契約前に「解約時に会員データをCSVで出せますか」と聞いておくのが、いちばん確実です。

旧システムの課金が月初、新システムも月初だと、切替月に2回引き落とされます。旧システムの課金が終わった直後に切り替えるか、新システム側の初回課金日を翌月に寄せてください。

金額で引き継ぐと端数が合いません。残回数と有効期限で引き継ぐほうが、会員への説明も簡単です。差が出る会員には個別に連絡します。

入退室を別サービスで管理している場合、会員IDの対応づけをやり直すことになります。予約と鍵が同じシステムなら、この作業自体が不要になります。

切替日より先に入っている予約は、多くの場合そのままでは移りません。件数を数え、手で入れ直すか、会員に取り直してもらうかを先に決めておきます。

旧システムの解約予告期間（1〜3か月前が多い）。ここを見落とすと、二重で月額を払う期間が生まれます。

最後の質問が、そのまま毎月の固定費に効きます。4つを別々に契約すると月2〜4万円になることがあります（無人運営に必要なシステムと、月にいくらかかるか）。

移行中に営業を止める必要はありますか。

いいえ。旧システムを動かしたまま新システムを組み立て、切替日に一本化します。営業を止めていただく必要はありません。

会員に再登録してもらう必要はありますか。

会員データを取り込めば再登録は不要です。ただしカード情報は決済代行会社をまたいで移せないため、カードの再登録をお願いすることになります。ここは事前の案内が要ります。

移行にかかる費用はいくらですか。

OptiLync の場合、他システムからの乗り換えの初期設定費は 120,000円（税込・1回のみ）です。設定・移行・動作確認まで当社が行います。新規開業の場合は 60,000円です。

どのくらいの期間がかかりますか。

上の1〜5で、おおむね2〜3週間です。旧システムからのデータ出力に時間がかかる場合は、その分だけ延びます。

途中でやめることはできますか。

切替日までは旧システムが動いているため、判断を戻せます。だからこそ、4（スタッフだけで通してみる）を飛ばさないことが大切です。