公開日：2026.10.05 更新日：2026.10.05
公開日：2026.10.05 更新日：2026.10.05
会員が少ないうちは、名簿はExcelやスプレッドシートで足ります。替えどきは人数では決まりません。人の手で毎月くり返す作業がいくつあるかで決まります。どこまでが表計算で足り、どこからシステムの仕事になるのかを分けて書きます。
表計算は「一覧を持つ」ことは得意です。苦手なのは、ほかの仕組みと自動でつながることです。
| 仕事 | Excel・スプレッドシート | 会員管理システム |
|---|---|---|
| 会員の名簿を持つ | できます。列も自由に足せます | できます |
| 月会費を請求する | 名簿を見ながら、1人ずつ請求・入金を確かめます | 登録したカードに、毎月自動で課金します |
| 決済の失敗に気づく | 入金の一覧と名簿を見比べるまで、分かりません | 失敗した会員が一覧に出ます |
| 予約を受ける | 別の予約ツールと二重に管理します | 会員・プランと予約がつながっています |
| 入退室の鍵 | つながりません。退会した人の鍵は手で止めます | 会員の状態に合わせて、鍵の権限が変わります |
| 休会・退会・プラン変更 | 名簿を書き換え、請求と予約の側も手で直します | 1か所の変更が、請求と予約に反映されます |
| 複数人で同時に使う | 上書きや、古いファイルが残る問題が出ます | 全員が同じ最新の状態を見ます |
右の列は、会員管理システムの一般的な作りを書いたものです。製品によって、できる範囲は違います。
名簿の行数は会員数と同じですが、毎月くり返す作業の件数はそれより速く増えます。請求は会員の人数ぶん、予約はその数倍です。
| 会員数 | 月の請求件数 | 月の予約件数（週2回利用の場合） |
|---|---|---|
| 20名 | 20件 | 172件 |
| 30名 | 30件 | 258件 |
| 50名 | 50件 | 430件 |
| 80名 | 80件 | 688件 |
予約件数は、会員1人が週2回・月4.3週で使う前提（会員数×8.6件）で計算しています。計算のしかたは 予約件数の上限のガイド と同じです。
30名で月258件。1日に8〜9件の予約を、名簿と突き合わせることになります。予約のたびに「この人は会員か、今月の回数は残っているか」を人が確かめる形は、このあたりから続かなくなります。
OptiLync は、会員・月会費の自動課金・予約・入退室を1つの画面で扱います。月額 22,000円（税込・1店舗あたり）で、会員数と予約数の上限はありません。
人数ではなく、次の3つのどれかが始まったら替えどきです。
毎月の請求を人がやっている間は、請求もれと入金の確認が残ります。カードの有効期限切れなどで決済が落ちたとき、名簿と入金を見比べないと気づけません。
予約を電話やLINEで受けて表に書き写す形から、会員が自分の画面で取る形に変えるときです。プランごとの回数や時間帯の決まりを、人が確かめる必要がなくなります。
無人の時間帯を作るなら、鍵が会員の状態と連動している必要があります。退会した人や、会費が未払いの人の鍵を、手で止め続けることはできません。
決済が落ちたときの流れは 月会費の自動課金のしくみ、無人運営に必要な仕組みは 無人運営に必要なシステムと月額 に書いています。
Excelの名簿そのものが壊れることは、あまりありません。先に合わなくなるのは、名簿と入金のずれです。
どれも、名簿と請求が別々の場所にあるために起きます。会員から指摘されて初めて分かることが多く、返金や説明の手間になります。名簿と請求が同じ仕組みの中にあれば、1か所の変更で両方が変わります。
まだExcelで続ける場合も、次の列があると、システムに移すときに突き合わせが早く終わります。
| 列 | なぜ要るか |
|---|---|
| 氏名・メールアドレス・電話番号 | 会員への案内と、本人の確認に使います |
| プランと月額 | 請求額の元になります。割引がある場合は、その内容も |
| 入会日と、次回の請求日 | 切り替えの月に、二重に請求しないために要ります |
| 休会中か、退会の予定があるか | 請求を止める・再開する判断に使います |
| 回数券の残回数と有効期限 | 金額ではなく、残りの回数で持ちます |
カードの情報は、名簿には持たないでください。カード番号は決済代行会社が預かるもので、システムを替えるときは会員にカードを登録し直していただく形になります（乗り換えの手順）。
人数の線引きはありません。月会費の自動引き落とし、会員自身による予約、無人の時間帯の鍵、の3つのどれかを始めるときが替えどきです。名簿を持つだけなら、Excelやスプレッドシートで足ります。
同時に編集できる点はExcelより便利です。ただ、請求・予約・鍵と自動でつながらない点は同じです。名簿と入金のずれは、スプレッドシートでも起きます。
OptiLync の場合、氏名・連絡先・プラン・入会日・次回の請求日が一覧になっていれば取り込めます。カード情報は移せないため、会員にカードの登録をお願いすることになります。
OptiLync は月額 22,000円（税込・1店舗あたり）です。会員数と予約数の上限はなく、機能ごとの追加料金もありません。決済手数料は一律 3.5%、初期設定費は新規開業 60,000円、他システムからの乗り換え 120,000円（いずれも初回のみ）です。他社の料金は 10社の料金比較 にまとめています。
いまお使いの名簿の列と、毎月の請求のやり方をお聞かせいただければ、そのまま移せるかどうかをお答えします。
無理な勧誘はいたしません。月額 22,000円（税込・1店舗あたり）・決済手数料は一律 3.5%・会員数と予約数の上限はありません。
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