公開日：2026.11.04 更新日：2026.11.04
公開日：2026.11.04 更新日：2026.11.04
民泊（住宅宿泊事業）では、宿泊する全員の宿泊者名簿を作り、3年間保存することが法律で決まっています。書く項目は、氏名・住所・職業・宿泊日。日本に住所の無い外国人は、国籍と旅券番号も書き、旅券の写しを名簿と一緒に保存します。このガイドでは、民泊と旅館業（簡易宿所など）で項目がどう違うか、紙・Excel・観光庁の無料ソフト・予約システムのどれで作るか、旅券の画像をどう守り、3年後にどう消すかを、法令と観光庁の公式ページをもとに整理します。
住宅宿泊事業法 第8条は、民泊の事業者に宿泊者名簿を備え、都道府県知事から求められたときは提出することを定めています。書く項目は施行規則 第7条にあり、宿泊者の氏名・住所・職業・宿泊日のほか、宿泊者が日本国内に住所を有しない外国人であるときは、その国籍と旅券番号です。
簡易宿所・ホテル・旅館などの旅館業では、項目が少し違います。旅館業法施行規則 第4条の2の項目は氏名・住所・連絡先で、外国人については民泊と同じく国籍と旅券番号です。同じ建物で民泊から簡易宿所に切り替えるときは、名簿の項目も切り替わります。
| 項目 | 民泊（住宅宿泊事業法） | 旅館業（簡易宿所・ホテル・旅館） |
|---|---|---|
| 全員に書く項目 | 氏名・住所・職業・宿泊日 | 氏名・住所・連絡先 |
| 日本に住所の無い外国人 | 国籍・旅券番号 | 国籍・旅券番号 |
| 保存の期間 | 作成の日から3年間 | 作成の日から3年間 |
| 備える場所 | 届出住宅、または事業者の営業所・事務所 | 旅館業の施設、または営業者の事務所 |
| 根拠 | 法 第8条・施行規則 第7条 | 法 第6条・施行規則 第4条の2 |
観光庁の電子宿泊者名簿ソフトでは、これに加えて宿泊の開始・終了の日時、代表者か同行者か、どのグループかを記録します。同じ宿泊のグループが分かるように書いておくと、あとで2か月ごとの報告の数字（宿泊日数・延べ人数）を数えるときに迷いません。
条文は e-Gov 法令検索（2026年11月4日確認）。都道府県や市区によっては、条例でほかの項目を求めていることがあります。届出先の自治体の案内もあわせてご確認いただけます。
観光庁の民泊制度ポータルサイトは、宿泊者名簿には宿泊者全員を記載する必要があり、代表者のみの記載は認められない、としています。予約は代表の方が1人で入れることが多いので、同行の方の分をいつ・どう受け取るかを先に決めておく必要があります。
| 受け取る時期 | やり方 | 気をつけること |
|---|---|---|
| 予約のとき | 予約画面で、人数分の欄を出して入れてもらう | 予約の時点では同行者が決まっていないことがあり、あとから変わります |
| 到着の前（おすすめ） | 予約の確認メールから全員分を入れてもらい、済むまで鍵の番号を出さない | 入れ忘れのまま到着しないよう、前日にもう一度案内します |
| 到着のとき | 対面、または施設のタブレットで入れてもらう | 人のいない施設では、入れずに部屋に入れてしまう抜けが起きやすくなります |
人数が当日に増えた場合も、増えた方の分の名簿が要ります。予約の人数と名簿の人数が合っているかを、管理する側で見られるようにしておくと抜けに気づけます。
日本に住所の無い外国人の宿泊者には、旅券の提示を求めます。観光庁は、旅券の写しを宿泊者名簿と一緒に保存することとし、写しを保存すれば、名簿の氏名・国籍・旅券番号の欄への記載に代えられる、としています。提示を断られたときは、国の指導によるものであることを説明してもう一度求め、それでも断られたときは最寄りの警察署への連絡を含めて対応する、という案内です。
日本に住所のある外国人の方（日本で暮らしている方）は、この扱いの対象ではなく、日本人と同じ項目で名簿に書きます。観光庁のソフトでも、日本に住所のある外国人は国籍を「日本」として分類します。
旅券の写しには、顔写真・生年月日・旅券番号が載っています。メールやチャットで写真を送ってもらい、そのままスマートフォンに残しておく形だと、端末をなくしたときや人が替わったときに管理が追えなくなります。
| 決めておくこと | 考え方 |
|---|---|
| 置き場所 | 外から開けない場所に置く。共有のリンクで誰でも開ける状態にしない |
| 見られる人 | 事業者と、管理を任せている業者の担当者に限る |
| 受け取り方 | メールに添付してもらうより、名簿と同じ画面で受け取るほうが、どの予約の誰の旅券かが崩れません |
| 消す時期 | 保存の期間（3年）を過ぎたら消す。いつ誰が消すかを決めておかないと、ずっと残ります |
OptiLync では、旅券の写真を名簿と同じ画面で受け取り、外から開けない場所に置いて、3年を過ぎたら自動で消します（流れは下の節）。
名簿は紙でなくてもかまいません。住宅宿泊事業法施行規則 第7条第4項は、名簿の項目をパソコンなどに記録し、必要に応じて紙面に明確に表示できるときは、その記録を名簿として扱えると定めています。観光庁のポータルサイトも、電子データで作る場合は紙に出力できる状態にしておくこと、としています。
| 方法 | 費用 | 向いている施設 | 気をつけること |
|---|---|---|---|
| 紙の台帳 | ほぼかからない | 家主が同じ建物にいて、到着時に対面で書いてもらえる施設 | 鍵のかかる場所での保管。2か月ごとの報告の数字は手で数えます |
| Excel・スプレッドシート | ほぼかからない | 部屋数が少なく、事業者が自分で入力できる施設 | 旅券の写しは別のファイルになり、名簿と結びつけにくい。共有の設定に注意 |
| 観光庁の電子宿泊者名簿ソフト | 無料 | Windows のパソコンで管理する事業者 | 対応は Windows 10／11（64bit）。名簿から定期報告のファイル（CSV）を作れます。お客様に入力してもらう仕組みではありません |
| 入力フォーム（Google フォームなど） | ほぼかからない | お客様に事前に入力してもらいたい施設 | 入力が済んだかどうかと、鍵の受け渡しがつながっていないため、確認は人が行います |
| 予約・本人確認と一体のシステム | 月額がかかる | 人がいない時間に到着する施設、部屋数が多い施設 | 予約サイトで入った予約まで扱えるかは、システムごとに違います |
観光庁のソフトは、民泊制度運営システム（届出や定期報告を行う観光庁のシステム）から入手できます。部屋ごとの届出番号ごとに名簿を作れ、2か月ごとの報告の CSV ファイルも作れます。費用をかけずに始めるなら、まず候補になる方法です。
一方で、到着の時間に人がいない施設では、名簿が全員分そろう前に部屋に入れてしまうことを防ぐ仕組みが要ります。予約・名簿・鍵の受け渡しがばらばらだと、その確認を毎回人が行うことになります。
部屋数と、いまの予約の受け方（予約サイト・自社のホームページ・電話）を教えていただければ、名簿の集め方と鍵を含めた月の費用をお返しします。
民泊の事業者は、2か月ごとに都道府県知事（権限が移されている市区では市区長）へ定期報告を行います。報告するのは、宿泊させた日数・宿泊者数・延べ宿泊者数・国籍別の宿泊者数の内訳で、毎年2月・4月・6月・8月・10月・12月の15日までに、その前の2か月分を出します。名簿そのものを2か月ごとに出すわけではありません。名簿は手元に備え、求められたときに提出します。
| 宿泊者名簿 | 定期報告 | |
|---|---|---|
| 中身 | 宿泊者一人ひとりの氏名・住所・職業・宿泊日（外国人は国籍・旅券番号） | 日数・宿泊者数・延べ宿泊者数・国籍別の人数（集計の数字） |
| 出す時期 | 都道府県知事などから求められたとき | 2か月ごと（偶数月の15日まで） |
| 出し方 | 求めに応じて | 民泊制度運営システムに直接入力するか、CSV ファイルを上げる |
| 罰則 | 名簿の備え付け・記載の義務に違反すると、30万円以下の罰金（法 第76条） | 報告をしない・偽りの報告も、30万円以下の罰金（法 第76条） |
定期報告の数字は、名簿から数えます。名簿が電子化されていて、宿泊日と人数・国籍が入っていれば、報告の数字は自動で出せます。報告の手順と数え方は、別のガイドで詳しく扱う予定です。年180日の上限の数え方は 民泊・簡易宿所の予約システム のページでも触れています。
OptiLync は、自社のホームページからの予約と決済、宿泊者名簿、到着時の本人確認、部屋の暗証番号までを、1つの予約の中で順番に進めるシステムです。名簿まわりは次のように動きます。
旅券の写しと本人確認の写真は、外から開けない保管場所に置き、店長・本部だけが10分で切れるリンクで見ます。名簿と写真は、作成から3年を過ぎると自動で消えます。名簿は CSV で書き出して印刷できます。予約・名簿・本人確認の画面は英語でも表示できます。
画面は撮影用の見本の施設です。本人確認をどの方法で行えばよいかは、自治体によって判断が分かれることがあります。導入の前に、届出先の自治体へのご確認をおすすめしております。
選ぶ前に知っておいていただきたい点です。
OptiLync で予約・決済・名簿・暗証番号をまとめた場合の費用です。金額はすべて税込で、2026年10月29日時点のものです。
| 費用 | 金額 | 補足 |
|---|---|---|
| システムの月額 | 22,000円／月 | 1施設あたり。宿泊者名簿・本人確認・180日の集計も含みます。部屋数・予約数の上限や、機能ごとの追加料金はありません |
| 鍵の月額 | RemoteLOCK 500i なら1台 2,200円／月 | 扉の数だけかかります。本体 66,000円（買い切り）と、取付工事（約 45,000円）が別に要ります |
| 決済手数料 | 決済額の 3.5% | お客様のカード決済額に対して |
| 初期設定費（1回） | 新規開業 40,000円 | 2027年3月31日までのお申し込み。他のシステムからの乗り換えは 80,000円 |
鍵1台なら、月 24,200円からです。名簿だけを電子化したい場合は、観光庁の無料ソフトという選択肢もあります。予約と鍵の受け渡しまでつなげたい場合に、この費用を比べる意味が出てきます。
宿泊者全員の氏名・住所・職業・宿泊日です。日本国内に住所の無い外国人の場合は、国籍と旅券番号も書きます（住宅宿泊事業法施行規則 第7条）。旅券の写しを名簿と一緒に保存すれば、氏名・国籍・旅券番号の欄の記載に代えられます。
いいえ。観光庁は、宿泊者全員を記載する必要があり、代表者のみの記載は認められないとしています。同行の方の分も、到着前までに受け取れるようにしておきます。
作成の日から3年間です。民泊（住宅宿泊事業法施行規則 第7条）も旅館業（旅館業法施行規則 第4条の2）も同じです。旅券の写しも名簿と一緒に保存します。
できます。パソコンなどに記録した名簿は、必要なときに紙に明確に表示できれば、名簿として扱われます（住宅宿泊事業法施行規則 第7条第4項）。観光庁は Windows 用の無料ソフトを配っており、名簿から定期報告の CSV ファイルも作れます。OptiLync では、お客様が予約の確認ページで全員分を入れ、名簿を CSV で書き出して印刷できます。
2か月ごとに出すのは定期報告で、中身は宿泊日数・宿泊者数・延べ宿泊者数・国籍別の人数という集計の数字です。名簿そのものは手元に備え、都道府県知事などから求められたときに提出します。
あります。住宅宿泊事業法 第8条第1項（名簿の備え付けと記載）に違反すると、30万円以下の罰金です（同法 第76条）。宿泊者が名簿の項目を偽って告げた場合も、宿泊者側に罰則があります（同法 第77条）。
条文・観光庁のページの確認日：2026年11月4日。OptiLync の料金は料金ページの最終確認日（2026年10月29日）時点のものです。
OptiLync は、自社のホームページからの予約とカード決済、全員分の宿泊者名簿と旅券の写し、到着時の本人確認、部屋の暗証番号、180日と定期報告の数字までを1つで動かします。月額 22,000円（税込）、部屋数・予約数の上限はありません。
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